Levering og sluttgjennomgang av høstens arrangementer: slik rydder

Høsten gir flere arrangementer og mindre tid til etterarbeid

I disse ukene ligger kalenderen full av konferanser, medlemsmøter og kursdager. Det betyr at opptakene fra ett arrangement ofte ikke er ferdig gjennomgått før neste teknikeroppdrag begynner. Det er den vanligste grunnen til at levering blir sendt for sent, eller sendt med feil som ingen har sett.

Jeg anbefaler å se på sluttgjennomgangen som en del av arrangementet, ikke som noe som kommer etterpå hvis det blir tid. Sett av en fast blokk i kalenderen, helst dagen etter, mens du fortsatt husker hva som skjedde i salen og hvilke avvik du la merke til underveis.

Når du planlegger høsten, regn derfor med tid til gjennomgang like konkret som tid til oppsett og teknisk prøve. Ett arrangement på en dag krever gjerne et par timer med rolig kontroll av opptakene, i tillegg til selve leveransen.

• Sett av gjennomgangstid i kalenderen samtidig som du avtaler arrangementet
• Ta egne notater om avvik mens opptaket pågår
• Ikke start på neste oppdrag før filene er sikret på to steder

Gjennomgå opptakene i en fast rekkefølge

Begynn med det som er dyrest å miste: hovedopptaket av scenen. Kontroller at filen åpner, at varigheten stemmer med programmet, og at lyd og bilde følger hverandre gjennom hele opptaket. Hopp gjerne gjennom i trinn på fem til ti minutter i stedet for å se alt i sanntid.

Gå deretter til opptaket av presentasjonene. Se etter lysbilder som mangler, som står for lenge på skjermen, eller som er uleselige fordi oppløsningen ble for lav. Sjekk spesielt overgangene mellom talere, der det oftest skjer byttefeil.

Til slutt kontrollerer du reserveopptaket. Det trenger ikke være pent, men det må finnes og kunne spilles av. Hvis hovedopptaket har et hull, er det her du finner materialet som dekker det. Noter hvor reserveopptaket ble brukt, slik at arrangøren får vite det.

• Hovedopptak først, deretter presentasjoner, deretter reserveopptak
• Kontroller lyd og bilde på tre til fem steder i hver fil
• Merk av tidspunkt der noe må klippes bort eller forklares

Lever filer slik at arrangøren faktisk kan bruke dem

En leveranse er ikke ferdig fordi filene er sendt. Den er ferdig når arrangøren kan åpne dem, finne det de leter etter og bruke dem videre uten å spørre deg. Gi filene navn som sier noe: dato, arrangement og innhold, for eksempel scene, presentasjoner og reserve.

Velg et format som de fleste kan spille av uten spesialprogrammer, og avtal på forhånd om arrangøren trenger full oppløsning eller en mindre versjon for deling. Store filer krever en overføringsmåte som tåler størrelsen, og arrangøren bør få beskjed om hvor lenge filene blir liggende tilgjengelige.

Legg ved en kort oversikt over hva som er med, og hva som eventuelt mangler. Er det et hull i lyden eller et lysbilde som aldri kom på skjermen, skriver du det rett ut. Arrangøren tåler et ærlig avvik langt bedre enn å oppdage det selv senere.

• Filnavn med dato, arrangement og innhold
• Kort innholdsliste sammen med leveransen
• Avtalt henteperiode, slik at ingenting forsvinner uventet

Skriv en evaluering som får et liv etter arrangementet

Evalueringen trenger ikke være lang. En side er nok hvis den er konkret. Beskriv hva som fungerte, hva som ikke gjorde det, og hva du ville endret ved neste anledning. Hold deg til det du observerte, ikke til hva du skulle ønske hadde skjedd.

Ta med forholdene som påvirket resultatet: hvordan forbindelsen til eksterne talere oppførte seg, om mikrofonene dekket rommet slik planlagt, og om den tekniske prøven avdekket noe som senere ble rettet. Disse opplysningene er verdifulle når samme arrangør booker igjen.

Vær også tydelig på grensene. Et opptak sier noe om hva som ble fanget, ikke om hvor mange som fulgte med eller hvordan de opplevde det. Hold evalueringen til det teknikken faktisk kan si noe om, så blir den troverdig og lett å bruke.

• Hva fungerte, hva feilet, hva endres neste gang
• Forhold som påvirket lyd, bilde og forbindelse
• Hold deg til observasjoner du kan stå inne for

Sikre filene før du rydder bort utstyret

Det er fristende å pakke ned kameraer og mikrofoner med en gang arrangementet er over. Vent med å tømme minnekort og opptaksenheter til du vet at filene er kopiert til minst ett annet sted og at kopien lar seg åpne. Dette er en enkel regel som sparer mange sene kvelder.

Oppbevar originalene til arrangøren har bekreftet at leveransen er mottatt og i orden. Hvor lenge det er rimelig å beholde dem, bør avtales i forkant, slik at ingen blir stående med terabyte de ikke vet hva de skal gjøre med.

Når høstsesongen er travel, er det lett å la gamle prosjekter ligge uten oversikt. Lag en enkel liste over hvilke arrangementer som er levert, bekreftet og trygt å slette. Da vet du hva som er ferdig, og hva som fortsatt venter på deg.

• Tøm aldri minnekort før kopien er kontrollert
• Avtal oppbevaringstid for originalene
• Før en enkel statusliste over leveranser

En arbeidsplan for resten av høsten

Samle det som er sagt til en plan du kan følge fra uke til uke. Dagen etter arrangementet gjennomgår du opptakene. Innen få dager leverer du filer med innholdsliste. Samtidig skriver du evalueringen mens inntrykkene er ferske, og sender den med leveransen eller rett etterpå.

Planen er enkel med vilje. Den fungerer også når du har flere arrangementer tett etter hverandre, fordi hvert trinn er lite og har en klar slutt. Du slipper å bære med deg uferdige oppgaver inn i neste oppdrag.

Det er nettopp dette modulen om levering og sluttgjennomgang øver på: å gjøre etterarbeidet like systematisk som oppsettet. Gjør du det til en vane nå, har du en arbeidsmåte som holder gjennom hele sesongen.

Etterarbeidet er der et godt arrangement blir til en brukbar leveranse. Gjennomgå opptakene i fast rekkefølge, gi filene tydelige navn, vær ærlig om avvik og skriv en kort evaluering som arrangøren kan bruke. Sikre originalene før du rydder bort utstyret. Med disse vanene på plass tåler du en travel høst uten at levering og sluttgjennomgang blir det som glipper.