Sjekkliste for eksterne talere: dette bør du avklare før du bestemmer deg

Hvorfor en sjekkliste før du bestemmer deg

Mange arrangører sier ja til eksterne talere tidlig i planleggingen, fordi det virker enkelt: taleren sitter hjemme eller på kontoret, og ansiktet dukker opp på skjermen i salen. Det som er lett å overse, er at hver ekstern taler legger til en ekstra kjede av ting som kan svikte, og at ansvaret for den kjeden havner hos arrangøren, ikke hos taleren.

I modulen om eksterne talere starter vi derfor med et spørsmål før vi tar i bruk noe utstyr: er dette en løsning dere faktisk kan gjennomføre med de ressursene dere har? Sjekklisten under er laget for å besvare det ærlig, mens det fortsatt er enkelt å endre planen.

Jeg går gjennom listen i den rekkefølgen jeg selv bruker den i kurset. Du trenger ikke å krysse av alt med ja, men du bør vite hvor nei-ene ligger og hva du gjør med dem. Hvis du kommer til slutten med flere åpne punkter enn avklarte, er det et godt tegn på at du bør forenkle opplegget.

Taleren og forbindelsen deres

Begynn med den som skal snakke. Har taleren erfaring med videomøter, og sitter vedkommende på et sted med stabilt nett, helst kablet? Spør konkret, og ikke bare om det går fint. En talers hjemmenett kan være i orden til vanlige samtaler og likevel slite når bildet skal deles med et rom og eventuelt en strøm til andre seere.

Be om å få vite hvilken enhet taleren bruker, hvilket program som er installert, og om mikrofon og kamera er innebygde eller eksterne. Et enkelt headset gir ofte bedre lyd enn en dyr bærbar pc i et rom med ekko. Avklar også om taleren kan sitte alene og uforstyrret, med dempet bakgrunn og lys foran ansiktet, ikke bak.

Skriv ned svarene i ett dokument og del det med taleren. Da vet begge parter hva som er avtalt, og du slipper å huske samtaler som har gått på telefon, e-post og melding på ulike dager.

• Kablet nett er tryggere enn trådløst
• Ekstern mikrofon eller headset foretrekkes
• Rolig rom med lys foran ansiktet
• Taleren har vært med på minst ett testmøte

Mottaket i salen

Se deretter på hva som skjer i rommet. Hvor skal skjermen stå, slik at både publikum og scenen ser taleren uten å vende seg bort fra hverandre? Hvordan kommer taleren sin lyd ut i salen, og hvordan unngår du at høyttalerne fanges opp av mikrofonene og skaper tilbakekobling?

Dette er punktet der mange hybride arrangementer går skjevt. Når en ekstern taler snakker, må lyden komme inn i salen på en måte som ikke går rett tilbake til taleren igjen. Det krever en blandepult eller et oppsett der den eksterne lyden har egen utgang, og noen som kan stille inn nivåene mens det pågår.

Avklar også hvem som er bindeledd. En moderator i rommet som kan introdusere taleren, lese spørsmål og si fra hvis noe er galt, gjør hele opplevelsen roligere. Uten en slik person blir tekniske avbrudd lett til stillhet som publikum ikke vet hvordan de skal tolke.

• Plassering av skjerm og høyttalere avklart
• Egen lydvei for den eksterne taleren
• Moderator utpekt i rommet

Samtaler mellom rom og skjerm

Hvis arrangementet har spørsmål fra salen til taleren, eller en panelsamtale der noen sitter på nett og andre i rommet, blir kravene større. Små forsinkelser i lyden gjør at folk snakker i munnen på hverandre, og den som sitter på nett hører ofte salen dårligere enn den som sitter i den.

Bestem på forhånd hvordan spørsmål stilles. Kanskje samles de inn skriftlig og leses opp av moderator, kanskje får publikum en mikrofon som sendes rundt. Det siste krever flere mikrofoner og mer lydarbeid, og må vurderes mot hva rommet og budsjettet tåler.

Vær realistisk om hva en samtale med forsinkelse kan bli. Korte, strukturerte spørsmål og svar fungerer bedre enn åpen diskusjon. Si dette til taleren før dagen, slik at forventningene er like hos alle som deltar.

Test og reserveløsning

Ingen sjekkliste er ferdig uten en plan for at noe svikter. Har dere avtalt en teknisk test med taleren, helst på samme tidspunkt på dagen og med samme utstyr som skal brukes? En test dagen før med et annet nett fanger ikke opp problemene du får på selve dagen.

Bestem hva som skjer hvis videoen faller ut. Kan taleren fortsette med bare lyd på telefon? Finnes det et ferdig opptak av innlegget, eller et lysbildesett som kan vises mens forbindelsen rettes opp? Har moderatoren en setning å si, og noen å vende seg til?

Dette er en del av modulen om teknisk prøve og backup, men det starter her, når du avgjør om en ekstern taler er verdt risikoen. Vær ærlig om at ingen oppsett garanterer en strøm uten avbrudd, og planlegg deretter.

• Test avtalt på samme tid og sted som dagen
• Alternativ via telefonlyd
• Ferdig innlegg som reserve

Avtalen med taleren og samtykke

Til slutt: hva har taleren sagt ja til? Opptak og strømming av et innlegg krever at taleren vet at det skjer, hvor det vises og hvor lenge opptaket blir liggende. Skriv det i en kort avtale eller en bekreftelse på e-post, og be om svar.

Informer også om det praktiske. Når skal taleren logge på, hvem ringer vedkommende hvis noe ikke virker, og hva forventes av klær, bakgrunn og taletid? Gi taleren et navn og et telefonnummer å kontakte i salen, ikke bare en felles e-postadresse.

Når alt dette er avklart, kan du bestemme deg med åpne øyne. Noen arrangører velger etter gjennomgangen å ha taleren på plass i rommet likevel, og det er en helt rimelig konklusjon. Poenget med listen er at valget blir tatt på bakgrunn av fakta.

Gå gjennom listen sammen med den som skal ha det tekniske ansvaret, og noter hva som mangler. Er det få åpne punkter og en tydelig reserveplan, kan en ekstern taler fungere godt. Er det mange, bør du enten bruke mer tid på forberedelsene eller velge en enklere løsning. Det er det beste du kan gjøre for publikum, taleren og deg selv.