Sjekkliste for teknisk prøve og reserveopptak før du bestemmer oppsettet

Hvorfor sjekklisten kommer før valget

Når høsten er i gang, fylles kalenderen med seminarer, medlemsmøter og kurs, og mange av dem skal både vises i salen og følges på nett. Det er lett å la den tekniske prøven bli en halvtime rett før dørene åpner. Jeg anbefaler motsatt: gå gjennom en sjekkliste først, og velg oppsettet etterpå.

Poenget med listen er ikke å dekke alt, men å tvinge frem de valgene som ellers blir tatt i farten. Hvem skal sitte ved mikseren? Hva skjer hvis nettforbindelsen faller ut? Hvor lagres reserveopptaket, og hvem vet det? Slike spørsmål er billige å svare på uken før og dyre å svare på midt i en presentasjon.

I modulen om teknisk prøve og backup lager deltakerne sin egen liste, tilpasset rommet og programmet de planlegger. Her får du kjernen i den, slik at du kan teste den mot ditt eget arrangement.

Spørsmål om rom og tilgang

Begynn med rommet. Hvor tidlig kommer du inn i lokalet, og får du lov til å trekke kabler, sette opp stativ og teste lyd mens ingen andre bruker det? Mange arrangører oppdager først på dagen at lokalet er opptatt til kort før start, og da forsvinner hele prøven.

Se også på strøm, nettuttak og plassering av teknikkbordet. Kan du se scenen og høre lyden samtidig fra den plassen du skal sitte? Er det trådløst nett i salen som andre gjester også bruker, eller har du en egen kablet linje? Skriv ned svaret og navnet på den som kan åpne dører og skru på sikringer.

Til sist: hvem fra lokalet er tilgjengelig under prøven hvis noe må justeres, for eksempel lys som blender kamera eller en projektor som styres fra et annet rom?

• Tidspunkt for tilgang til lokalet og hvem som åpner
• Strøm og kablet nett ved teknikkbordet
• Kontaktperson hos lokalet under prøve og arrangement

Selve prøven: hva som skal testes og i hvilken rekkefølge

En god teknisk prøve følger arrangementets egen rekkefølge. Start med lyd, fordi dårlig lyd ødelegger et opptak mer enn dårlig bilde. Test hver mikrofon med den personen som faktisk skal bruke den, i normal taleavstand, og hør på opptaket i hodetelefoner, ikke bare i salen.

Deretter bilde og lysbilder: er teksten på skjermen lesbar i opptaket, og bytter oppsettet riktig mellom taler og presentasjon? Så kommer eksterne talere, hvis dere har dem. La dem koble opp fra stedet de faktisk skal sitte, med samme utstyr og samme nett som på dagen.

Avslutt med en full gjennomkjøring av de første ti minuttene av programmet. Det er ofte der feilene viser seg, fordi alt skal fungere samtidig for første gang.

• Lyd for hver mikrofon, hørt i hodetelefoner
• Lesbare lysbilder og riktig bildebytte
• Ekstern taler fra eget sted og eget nett
• Gjennomkjøring av åpningen i full rekkefølge

Reserveopptak: hva det må kunne og hva det ikke kan

Et reserveopptak er et ekstra opptak som går uavhengig av hovedoppsettet. Det kan være en egen kamera med eget minnekort, eller en lydopptaker koblet til miksebordet. Det skal ikke være pent, bare tilgjengelig hvis hovedopptaket svikter.

Sjekk at reserven ikke avhenger av det samme som hovedoppsettet. Hvis begge går via samme datamaskin eller samme strømuttak, er det egentlig ikke en reserve. Sjekk også lagringsplass og batteri for hele varigheten, med god margin for pauser og forsinkelser.

Vær ærlig overfor oppdragsgiver om hva reserven gir. Den sikrer at innholdet finnes etterpå, men den redder ikke en direktesending som allerede har falt ut for seerne. Ingen kan garantere en sending uten avbrudd, og det bør stå i avtalen.

• Egen kilde og eget lagringsmedium
• Strøm som ikke deles med hovedoppsettet
• Nok plass og batteri for hele programmet

Hvem gjør hva, og hva gjør dere hvis noe svikter

Skriv ned roller. En person følger lyden, en følger bildet og en er kontaktpunkt for arrangøren og for eksterne talere. På små arrangementer kan én person ha flere roller, men da må listen vise hva som prioriteres hvis to ting går galt samtidig.

Lag en kort plan B for de tre mest sannsynlige feilene: nettet faller ut, en mikrofon dør, den eksterne taleren mister forbindelsen. For hver feil bør det stå ett konkret tiltak og hvem som utfører det. Nettfeil kan for eksempel møtes med bytte til mobilt nett, og mikrofonfeil med en reservemikrofon som ligger klar på bordet.

Del planen med arrangøren før dagen. Da vet alle hva som skjer hvis sendingen stopper, og ingen må improvisere foran publikum.

Det som gjenstår etter prøven

Når prøven er ferdig, lagrer du et kort testopptak og hører gjennom det med én gang. Små feil som lav lyd på én mikrofon eller et lysbildebytte som henger er lette å rette mens du fortsatt har tilgang til rommet.

Skriv ned hva som ble endret, og oppdater sjekklisten. Neste gang du setter opp det samme rommet, starter du med en liste som allerede passer, og prøven går raskere.

Til slutt: avtal tidspunkt for oppmøte på dagen, og la prøven ha en klar slutt. Teknikere som fortsetter å justere helt til dørene åpner, gjør ofte flere feil enn de retter.

En sjekkliste før den tekniske prøven gjør beslutningene synlige i god tid: rom og tilgang, rekkefølge i prøven, uavhengig reserveopptak og en plan B med navn på hver oppgave. Den gir ingen garanti mot avbrudd i sendingen, men den sørger for at innholdet blir tatt vare på og at du vet hva du gjør når noe svikter.